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貨幣資金支出控制制度
(一)現金支出
企業的各種支出應盡可能用支票來支付,以避免有更多人來接觸現金。對一些必須用現金支付的開支項目應嚴格審定。現金支付的專案主要是企業的零星開支和薪工支出。企業各部門的零星開支,如需預支現金,必須首先由各部門填制現金暫借款單說明預支理由,並經本部門主管審定簽定。財務經理或經其授權的人,應對預支部門主管簽字同意的現金暫借款單的理由進行審核,根據國家現金管理條件和本企業對現金支付的規定,決定是否同意有關人員的預支現金。出納員得到財務經理或其授權的人簽字同意的現金暫借款單,才可出借現金。記賬員應根據出納簽章的暫借款單登記日記賬。
零星開支的現金報銷者,必須填制現金報銷單,附上所有原始憑證,交使用現金者的部門主管審核簽字。財務經理或其授權的人控制責任是審定這種簽字是否有效。他們有權最終決定是否支付現金。而出納只能根據這一決定來執行其業務活動。
薪工的現金支出,一般先由企業的人事勞資部門編制薪工支付單,財務部門應根據人事勞資部門主管簽字同意的薪工支付單來提取和發放現金。薪工領取簽收單據應給記賬員記賬。
現鈔支出的內部控制最好的辦法是建立定額備用金制度。定額備用金制度的基本要求是:
1、確定公司應建立哪些定額備用基金,例如,確定差旅費備用金、工資備用金等等。
2、確定每筆備用金的金額。備用金多少應根據公司的特定情況來決定。通常情況下,除工資備用基金外,其他備用金的金額不能過大。決定後,它就是一筆固定的金額。任何超過該備用金定額的現金支出,應得到特定的事先審批,並在一般現金中支付,而不在備用金中支付。
3、確定備用金的保管人。各備用金的保管人不能同時負責其他備用金、現金收入和支出的審批,以及該項備用金的補足和支付記錄。
4、備用金的使用必須有發票等原始憑證來證實該筆支出。發票應由備用金使用者的審核人的簽字。在某些情況下,備用金的支付必須得到事先批准。
5、內部審計人員或其他獨立的職員應不定期地清點備用金。備用金的餘額和已支付憑證的合計數應與備用金的固定金額相等。
6、當備用金餘額在規定數以下時,備用金保管人可將已支付憑證交會計部門。會計部門批准後,交出納部門按定額補足該備用金。作為補足備用金的付款憑證,應予註銷,不能還到備用金保管人處。
7、各備用金的餘額應定期與控制該備用金的總賬餘額相核對。
備用金的控制也可替備用金使用人在銀行開設備用金專戶。採用這種形式的工作原理同上述的現金定額備用金制度基本相同。這時,企業應書面告知銀行,該專戶存款時只能以企業開出的補足備用金支票為依據,取款時只能由企業指定的備用金使用者才能提取。防止經常性的現金收入流入該帳戶和非備用金使用者提取該現金。
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